О подразделении

​​Архив Финансового университета создан для хранения документов Архивного фонда Москвы и законченных делопроизводством документов практического значения самого Финансового университета. Документы Архивного фонда Москвы - это те документы университета, которые имеют историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение и подлежат постоянному хранению в Центральном архиве города Москвы. До передачи на постоянное хранение эти документы временно, в пределах установленных федеральными законами сроков, хранятся в архиве Финансового университета.

В архиве также хранятся законченные делопроизводством документы постоянного хранения и документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений Финансового университета и организаций-предшественников, а также документы учебных организаций, присоединенных к университету: Институт повышения квалификации информационных работников (ИПКИР), Всероссийский заочный финансово-экономический институт (ВЗФЭИ), Всероссийская государственная налоговая академия Министерства финансов Российской Федерации (ВГНА), Государственный университет Министерства финансов Российской Федерации (ГУМФ).

По состоянию на 01.01.2018 года объем архивного фонда Финансового университета превысил 800 тыс. ед. хранения.

Для организации работ по формировании и функционированию архива Финансового университета в структуре Управления  делопроизводства и архива создано специальное подразделение Отдел архива.

Основными задачами отдела архива являются:

  • комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
  • учет и обеспечение сохранности документов, поступающих на хранение в архив;
  • создание научно-справочного аппарата к документам архива;
  • использование хранящихся в архиве документов;
  • подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Москвы, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России.

Одной из функций деятельности отдела архива также является работа по запросам организаций и частных лиц, в том числе по социально-правовым запросам граждан, выдача архивных справок, выписок и копий в соответствии с установленными правилами.

Порядок предоставления (пересылки) отделом архива Финансового университета официальных ответов на запросы организаций, архивных справок  и документов о предыдущем образовании

Основанием для предоставления ответов, справок (документов) является письменный запрос или запрос по электронной почте.

В запросе в обязательном порядке указываются:

  • для граждан - фамилия, имя, отчество, домашний почтовый адрес (полностью с индексом), паспортные данные (при необходимости), контактный телефон, цель получения справки;
  • для юридических лиц - запрос оформляется на бланке организации, с указанием должности и подписью должностного лица; согласие субъекта персональных данных на получение персональных данных у третьих лиц (проведение проверочных мероприятий);
  • интересующая тема: подтверждение образования (с указанием Ф.И.О. (точно как в дипломе), наименованием учебного учреждения (точно как в дипломе), года окончания учебного учреждения, регистрационного номера диплома; подлинность диплома (с приложением копии диплома); трудовой стаж - с указанием учебного учреждения, подразделения, должности, периода работы (к заявлению прикладывается копия трудовой книжки по указанному заявителем периоду);  получение документа из личного дела о предыдущем образовании - в заявлении указывается Ф.И.О. (точно как в дипломе, при смене Ф.И.О. после окончания учебного учреждения прилагается документ подтверждающий данное событие), наименование учебного учреждения (точно как в дипломе), год окончания учебного учреждения, либо год отчисления из ВУЗа (с обязательным указанием об отчислении) и т. д.; 
  • форма получения информации (лично или по почте);
  • дата заполнения, подпись.
  1. К запросу должны быть приложены документы, связанные с темой запроса: копия трудовой книжки, диплома об образовании, свидетельства о браке и пр. документы. Наличие таких документов ускоряет процедуру архивного розыска и сокращает сроки ответа заявителю. Отсутствие обязательных документов, например свидетельства о смене фамилии/имени/отчества, является основанием для отказа в предоставлении архивной справки или возврата документа о предыдущем образовании.
  2.  
  3. Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно предоставляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации, а именно согласие субъекта персональных данных (для государственных органов - подтверждение в запросе о наличии такого согласия в личном деле служащего) на получение персональной информации у третьих лиц (или согласие на проведение проверочных мероприятий в отношении сведений об образовании). Простое согласие субъекта на обработку его персональных данных не дает права нам (как образовательной организации) раскрывать персональную информацию третьим лицам.Согласие на получение персональных данных у третьих лиц.docx
  4.  
  5. Архивные справки (выписки, копии и пр.), а также документы о предыдущем образовании при личном обращении в архив могут быть выданы заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность; для третьих лиц - доверенности, оформленной в установленном порядке.  ​​
Не рассматриваются обращения, поступившие в письменном и электронном виде с неполной информацией об отправителе или написанные неразборчиво, оформленные не по правилам, а также при отсутствии точного почтового адреса (без почтового индекса)
    Для получения информации о работе отдела  можно обратиться по тел. 8-(499)-943-98-70
    Почтовый адрес: 125993, Москва, ГСП-3, Ленинградский проспект, 49

    Все запросы на подтверждение документов об образовании или выдаче архивных справок, о получении документов о предыдущем образовании направляются в "одно окно":
    на адрес электронной почты Финансового университета:
    academy@fa.ru

    Данный э/адрес не является адресом отдела архива, поэтому за информацией о поступлении/не поступлении​ высланных запросов или заявлений следует обращаться в общий отдел: 8-(499)-943-98-55 (справочная)
Срок исполнения запросов в течение одного месяца со дня регистрации, в случаях, требующих особого розыска документов, время исполнения запроса может возрасти.